MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

PROSES DOKUMEN KANTOR 
a. pengertian Dokumen dan  dokumentasi 

 Dokumen menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda adalah document. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. 

Dokumentasi merupakan kumpulan dokumen-dokumen yang dapat memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengolahan dokumen  secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.  

b. jenis-jenis dokumen

a)    Dari segi pemakaiannya

1.      Dokumen pribadi

2.      Dokumen niaga

3.      Dokumen pemerintah

4.      Dokumen sejarah

b)    Dari segi fungsi

1.    Dokumen dinamis

2.    Dokumen statis

c)    Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya

1.    Dokumen corporal

2.    Dokumen literal

3.    Dokumen privat 

           KEGIATAN DOKUMENTASI

1.    Mencari dan mengumpulkan dokumen.

2.    Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

3.    Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi.

4.    Mereproduksi dokumen

5.    Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.

6.    Menyimpan dan memelihara dokumen.

DASAR  SURAT-MENYURAT

      A.  Pengertian surat-menyurat

•         Menurut Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran 1, diartikan dengan berbagai cara, antara lain:

 1. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.

2. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

B.  Tujuan menulis surat 
Tujuan menulis surat, antara lain: 
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain. 
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang disampaikan.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Syarat-syarat penulis agar dapat menulis surat dengan baik ialah,

•          Memahami prosedur surat-menyurat.

•          Memahami segala permasalahan yang akan ditulis.

•          Memahami teknik penulisan surat yang baik.

•          Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat.

•          Memahami posisi penulis dan penerima surat. 

C.  Penggolongan surat

1. Menurut wujud surat 
a.    Surat biasa atau bersampul
b.    Memo dan nota
c.    Kartu pos
d.    Warkat pos
e.    Telegram 
f.      Surat tanda bukti 

2. Menurut sifat isi
a. Surat pribadi
1. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan
2. Surat pribadi yang bersifat setengah resmi

b. Surat dinas
1. Surat dinas pemerintah
2. Surat dinas swasta

3. Menurut keamanan isi
a. Surat biasa
b. Surat rahasia
c. Surat sangat rahasia

4. 

MENGURUS ATAU MENJAGA DOKUMEN KANTOR

A.  A. Penggolongan surat/dokumen kantor

1. Warkat biasa, sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai/kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna.

2. Dokumen yang tidak penting, dokumen yang nilai kegunaannya bersifat sementara.

3. Dokumen penting, dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar.

4. Dokumen atau warkat sangat penting, dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selamanya.   

 Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat masuk baik menggunakan sistem buku agenda maupun dengan kartu kendali mempunyai tujuan yang sama yaitu agar surat yang bersifat dinamis disimpan dengan baik dan bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk:
Penerimaan surat

•         Penyortiran

•         Pencatatan

•         Pengagendaan surat

•         Pengarahan

•         Penyampaian surat

•         Penyimpanan surat
      
       Langkah-langkah pengurusan surat keluar:

•         Persiapan

•         Pembuatan konsep surat

•         Pengetikan surat

•         Pentaklikan

•         Pencatatan

•         Pengiriman

•         Penyimpanan surat

C.  Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

1.    Surat Penting adalah semua surat di dalamnya memuat masalah-masalah pokok yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapainya tujuan.

2.    Surat biasa adalah surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu disimpan lama.

3.    Surat rahasia adalah surat tertutup yang langsung ditujukan kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup.

Prosedur surat masuk penting dengan kartu kendali:

1. Penerima surat

2. Pencatat surat

3. Pengarah surat

4. Unit pengolah

5. Penata arsip

Prosedur surat penting keluar dengan kartu kendali:

1. Unit pengolah

2. Pencatat

3. Pengarah

4. Pengirim

5. Penata